2005年4月29日，项目管理办公室在北京山水宾馆组织召开了针对两个“征集建议”（Call for Proposals)的情况说明会。参加此次说明会的有来自20所大学和研究机构的代表28人。 武汉大学欧洲研究中心副主任齐绍洲副教授应邀参加了会议。

欧盟驻华代表团合作处二等秘书丰儒狄先生出席会议并致欢迎词，丰儒狄特别强调了“征集建议”的竞争性，并鼓励与会者按要求提交高质量的建议书。项目管理办公室介绍了征集建议的基本情况和行政与技术程序，代表团合作处、财政与合同管理处的项目官员以及项目管理办公室共同回答了与会者提出的问题。